Knowledge Management di Indonesia

Kondisi “Knowledge Management” di Indonesia

Sektor Pemerintahan
Untuk sektor pemerintahan, Knowledge Management (KM) adalah sebuah hal yang baru. Organisasi di pemerintahan tidak siap dengan konsep KM. Kenapa pemerintah tidak siap untuk mengadopsi konsep KM ke dalam organisasinya? Karena KM ini mengharuskan pemerintah transparan dalam berbagai hal. Contohnya saja dalam pengelolaan, penggunaan, dan pengawasan keuangan negara, akibat tidak adanya transparansi maka pelanggaran khususnya korupsi dan penyalahgunaan anggaran negara semakin merajalela.
Setiap departemen yang terdapat dalam pemerintah saling menyembunyikan sistemnya, walaupun sekarang ini beberapa departemen telah melakukan transparansi. Hal ini yang membuat sistem yang terdapat dalam masing-masing departemen tidak terintegrasi yang menyebabkan sulitnya pengembangan KM di indonesia. Apabila, sistem yang terdapat dalam departemen pemerintahan saling terintegrasi, maka tidak mungkin hal seperti di atas dapat terjadi. Selain itu, dengan data yang benar maka pemerintah dapat pula mengawasi, melindungi dan melayani penduduknya dengan baik.
Ada beberapa departemen dan perusahaan BUMN yang telah melakukan KM. Contoh departemen keuangan yang telah meluncurkan website pajak untuk melayani masyarakat. Dimana dalam website ini memberikan berbagai macam informasi seputar pajak, baik itu cara mendaftarkan diri dan cara membayar pajak. Ini adalah salah satu bentuk peningkatan KM.
Untuk dunia pendidikan pemerintah harus lebih memperhatikan lagi KM-nya. Karena dalam pendidikan setiap kali terjadi pergantian presiden, maka kurikulum pun berganti. Hal ini tidak memberikan perkembangan yang baik. Karena seharusnya perkembangan tersebut bukan merupakan suatu pergantian. Tapi dalam pendidikan juga bisa di lihat adanya KM. Terlihat di luncurkannya website pendidikan di mana berisikan informasi mengenai sistem pendidikan layanan pendidikan.

Sektor Usaha

Perkembangan KM pada sektor usaha lebih maju. Karena konsep KM yang berada di indonesia di bawah oleh perusahaan-perusahaan Multinasional yang telah terlebih dahulu melakukan KM di tubuh perusahaannya. Karena mereka tahu manfaat KM untuk kemajuan perusahaan sangat besar. Untuk perusahaan lokal juga hanya beberapa yang telah mengadopsi konsep ini. Kenapa konsep ini belum begitu populer di kalangan perusahaan lokal? Karena mereka belum merasakan manfaat dari KM sendiri.
Untuk itu, pemerintah harus memberikan peranan aktif untuk mendorong penggunaan konsep KM di kalangan perusahaan lokal.

Sektor Pariwisata
Dalam Sektor pariwisatapun telah mengadopsi konsep KM. Walaupun baru berjalan beberapa tahun terakhir ini. Contohnya dengan melakukan program visit indonesia, meluncurkan website pariwisata dan diluncurkannya berupa mesin atm yang memberikan informasi mengenai daerah pariwisata tersebut.

Knowledge Management

MANAJEMEN PENGETAHUAN
(KNOWLEDGE MANAGEMENT)

Pendahuluan

Alvin Toffler membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah Muscle (otot) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah Machine (mesin), dan pada era informasi faktor yang menonjol adalah Mind (pikiran, pengetahuan). Pengetahuan sebagai modal mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar.
Belajar dalam era pengetahuan seperti sekarang ini sangatlah berbeda dengan belajar di masa lalu. Saat ini kita dituntut untuk belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat, mudah dan gembira, tanpa memandang waktu dan tempat. Hal ini mendorong berkembangnya konsep organisasi belajar (learning organization) yang menyatukan antara proses belajar dan bekerja. Disisi lain pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan atau knowledge management (KM).
Suatu organisasi agar dapat mencapai visi dan misinya harus mengelola pengetahuan yang dimilikinya dengan baik agar dapat bersaing dengan organisasi yang lain. Salah satu cara tersebut adalah dengan menerapkan manajemen-pengetahuan atau KM. Tidak terkecuali TNI AD sebagai organisasi, untuk menghadapi persaingan dan tuntutan yang semakin tinggi memerlukan penerapan manajemen pengetahuan agar selalu dapat menjawab setiap tuntutan tugas.

Pengertian KM

Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan.
a. Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahanmentah informasi).
b. Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.
c. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.
d. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain.
1) Explicit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.
2). Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.
e. Manajemen pengetahuan (KM) Definisi mengenai KM tergantung dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Organisasi intelejen militer akan mempunyai definisi yang berbeda mengenai pengetahuan dibandingkan dengan perusahaan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Apakah itu manajemen pengetahuan ?

Manajemen, ialah suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia.
Jadi untuk pengertian manajemen pengetahuan adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumberyang kompeten.
Menurut www.km-forum.org KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untukmeningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Aliran Pengetahuan dan Interaksinya

Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses,keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (Knowledge flow).
• Penciptaan pengetahuan (creation)
Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.
• Penyimpanan pengetahuan (retention)
Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.
• Pemindahan pengetahuan (transfer)
Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.
• Penggunaan pengetahuan (utilization)
Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.
Alat-alat pengetahuan bisa dalam berbagai bentuk, misalnya : dokumen, kertas, buku,percakapan, koran, email, papan iklan, lukisan, imajinasi, dan apapun bentuknya yangbisa dimengerti dan yang mempunyai arti.

Macam-Macam Bentuk Pengetahuan

• Pengetahuan implicit / tacit adalah pengetahuan yang susah dijabarkan dengan kata-kata, istilah gampangnya, apa yang ada di otak manusia susah untu diucapkan di mulut. Menurut Michael Polanyi, “Knowing more than saying”, mengetahui lebih dari pada yang diucapkan. Contoh : apa rasa dari cappuccino Italia ? Bagaimana penampilan orang itu ? bagimana pemandangan gunung
alpen ? bagaimana rasanya jatuh cinta?
- Pengingatan
- Penyimpanan
- Penciptaan
- Pembuatan
- Pemindahan
- Transfer
- Penggunaan
- Pemanfaatan
• Pengetahuan explicit adalah pengetahuan yang bisa dijabarkan dengan kata-kata,
atau rumus dan langsung ditransfer secara lengkap kepada orang lain yang bisa
saja didengar, dilihat, dirasa, disentuh. Contoh : buku, laporan, koran, lukisan
dan lain-lain.

Agent

Alat-alat pengetahuan yang disebut diatas tidak bisa begitu saja memutuskan suatu pilihan dan aksi. GIGO garbage in garbage out, itu lah istilah untuk suatu sistem komputer, tanpa ada input yang beerguna tidak akan menghasilkan sesuatu yang berguna pula. Yang mengambil keputusan dan aksi adalah orang, organisasi, dan teknologi. Untuk orang dan organisasi dengan menganalisa suatu pengetahuan, mengambil sisi baiknya, digabungkan dengan ide dan pengalaman masing-masing maka jadi sebuah ilmu baru. Bagaimana dengan teknologi ? teknologi ini dikenal dengan sebutan agent. Agent adalah sebuah program kecil yang mempunyai kecerdasan buatan (AI) untuk mengambil suatu keputusan dan aksi tertentu. Agent terbagi 3 yaitu :


Individual agent

Individual yang dimaksud disini adalah manusia, yang pasti akan selalu ada dalam
setiap aliran pengetahuan. Manusia sudah tentu tidak memerlukan kecerdasan buatan, sebab dia sendiri adalah pusat hampir dari seluruh ilmu pengetahuan. Agent ini mempunyai keterbatasan, waktu yang sempit, ingatan yang sudah mulai menumpul tetapi mempunyai jangkauan paling luas dalam aliran pengetahuan, selau eksis didalam aliran pengetahuan.

Automated agent

Adalah agent yang mempunyai kecerdasan buatan, yang memang sebisa mungkin
dibuat semirip kecerdasan manusia. Agent ini adalah suatu program kecil, contoh paling gampang adalah email rules atau email filter pada yahoo. Program kecil yang mampu memfilter email dari mana, siapa yang boleh masuk, siapa yang tidak boleh masuk, kemudian mengambil suatu aksi tertentu. Atau agent yang mampu mencari harga tiket pesawat terbang termurah dari Jakarta ke sinapura dari seluruh tour dan travel di Jakarta. Inti dari agent ini adalah, kecerdasan buatan.

Organizational agent

Agent ini akan ada jika ilmu yang ada tidak mampu melengkapi invidual agent dan automated agent. Yang pasti agent ini bermain dengan pengetahuan tacit, aturan lisan, dan budaya suatu lokasi. Lebih mudahnya, agent ini adalah kumpulan dari individual agent.

Bagaimana Membuat Suatu KM?

1. Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat
Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda lakukan sekarang dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja seperti komputer dan jaringan internet, lihat kembali di alat-alat pengetahuan.
2. Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Dan tulang punggung yang kompeten adalah orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman, kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.
3. Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan, arsip, database, file. Dan dibantu dengan alat-alat yang mempermudah pencarian.
4. Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya
Anda harus membuat suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah yang akan anda disimpan di gudang pengetahuan anda, jangan sampai sampah informasi juga anda masukkan kedalamnya. Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

Siapa Saja Yang Terlibat dalam KM ?

Seperti yang telah disebut diatas, sumber yang kompeten, dan digunakan untuk suatu tujuan, seperti kemajuan perusahaan. Dibutuhkan juga seseorang untuk mengaturnya, yang dikenal dengan CKO (Chief Knowledge Officer). Di dalam KM ada suatu istilah yang disebut Knowledge sharing, atau saling berbagi pengetahuan. Untuk saling berbagi, diperlukan suatu wadah, bisa berbentuk web, forum, milis dan lainnya. Yang paling populer adalah web. Didalam wadah inilah para penggunanya saling berbagi ilmu, tidak peduli dengan ilmunya tentang apa, yang penting berbagi. Contoh paling nyata adalah www.ilmukomputer.com .

Apa Saja Yang Dibutuhkan untuk KM ?

Jawaban termudah adalah sumber daya manusia dan teknologi. Tanpa 2 hal ini tidak akan ada sebuah KM yang ada hanya knowledge individual. Teknologi dalam hal ini sangat membantu banyak, dengan kemampuan database, metode searching, automated
agent, e-forum dan e-mail, akan sangat membantu menciptakan sebuah sistem yang baik. Walaupun kadang-kadang sebuah buku organizer cukup membantu seseorang dalam schedulingnya.

Manajemen Pengetahuan dan Teknologi Informasi (TI)

Sebenarnya konsep pengelolaan pengetahuan merupakan konsep lama, perbedaannya KM memungkinkan kita untuk tidak perlu memulai segalanya dari nol lagi. (We don't have to always reinventing the wheel ). Konsep KM ini menjadi populer karena kompetisi yang kian tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Keunggulan pada saat ini dirumuskan dalam formula: faster, cheaper and better. Kalau saja kita hanya melakukan sesuatu untuk organisasi agar lebih baik dan lebih efisien maka kita akan tertinggal. Bill Gates menyatakan "If the 1980's were about quality and the 1990's were about re-engineering, then the 2000's will be about velocity". Jadi kalau kita berbicara mengenai keunggulan dalam era 2000 an kita berbicara kecepatan (velocity). Untuk dapat mencapai kecepatan maka penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keharusan.
KM terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. KM membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi informasi adalah mampu menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. TI memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demikian kapitalisasi pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. Dalam konteks secara umum, pelaksanaan KM menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. Pertama, berkaitan dengan ketidakmauan orang untuk berbagi. Kedua berkaitan dengan ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu menuliskan pengetahuan dan pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi.
Dalam pelajaran manajemen, aset organisasi dirumuskan dengan 5M (man, money, method, machine, dan market). Apabila dipandang dari sisi KM maka manusialah yang merupakan aset yang paling berharga. Tetapi, benarkah semua orang dalam organisasi merupakan aset organisasi? Thomas A. Stewart dalam bukunya Intelectual Capital, secara tegas mengatakan "tidak". Menurut Stewart, yang benar-benar aset hanyalah orang-orang tertentu, yang pekerjaannya berkaitan dengan penambahan pengetahuan dalam organisasi, yaitu The Stars. (Stewart membagi karyawan dalam empat kelompok yaitu: pekerja biasa; pekerja terampil tetapi bukan faktor penentu; pekerja yang melakukan hal yang dihargai oleh pelanggan tetapi dapat di outsource; dan the Stars, yaitu orang-orang dengan peran yang tidak tergantikan sebagai individu). Sebagai contoh kelompok the Stars, salah satunya adalah peneliti. Mereka yang termasuk kelompok keempatlah yang benar-benar merupakan aset bagi organisasi. Organisasi perlu memberikan perhatian penuh pada kelompok ini, karena di tangan merekalah masa depan organisasi. Persoalannya, bagaimana memanfaatkan pengetahuan yang mereka miliki, sehingga dapat terakumulasi dan akhirnya menjadi aset organisasi.

My second scooter

namanya Little_P