Contoh Kasus KM

Ada seorang manajer IT yang tugas nya luar biasa banyak, ia harus menghadiri rapat diluar kantor dengan klien, memimpin IT project, dan seorang kepala rumah tangga yang baik. Tidak lama ia sadari kalau ia telah kewalahan dengan tugas-tugasnya yang luar biasa banyak, memang tidak berat, tapi jadwal yang ketat membuatnya susah bahkan untuk sebuah makan siang sekalipun. Jadi ia mulai mempelajari KM, kemudian ia terapkan dalam profesinya. Jadi beginilah solusinya, ketika ia menghadiri rapat dan seminar, ia diberi kartu nama oleh kliennya. Kartu nama itu masing-masing ia kumpulkan, ia beri tulisan A pada belakang kartu jika kartu nama itu bermanfaat bagi profesinya dan untuk kepentingan perusahaan. Ia beri tulisan B jika ia merasa kartu itu akan bermanfaat suatu saat nanti, mungkin bisa saja menjadi calon kliennya, atau bisa pula ia mengikuti seminar yang diselenggarakan dari kartu itu. Ia beri tulisan C jika kartu tidak ada hubungannya sama sekali baik dengan perusahaannya, kliennya, atau dirinya. Ketika perusahaan menuntut ia untuk mendapatkan supplier untuk klien nya yang saat ini, ia keluarkan kartu nama dari kategori B, untuk dihubungkan dengan kategori dari A yang saat ini adalah kliennya. Kemudian ia harus mencari distributor, ia keluarkan kembali kartu nama dari kategori A. Masalah untuk kantor telah selesai, kemudian sore harinya, anaknya akan merayakan ulang tahun, ia pun mengeluarkan kartu nama dari kategori C, yang berisi penyelenggara pesta, penjual souvenir, penjual bunga dan sebagainya. Iapun tinggal menelepon, dan pesta ultah anaknya pun berlangsung sukses. Ia selalu mencatat masalah yang muncul di setiap IT project yang dikerjakan staffnya dalam sebuah buku. Ia menyimpan email-email dari staffnya yang bertanya, dan memberikan solusi yang kadang di jawabnya sendiri , atau di jawab oleh staff lain. Kumpulan masalah dan solusi ini, ia jadikan seperti sebuah FAQ. Terciptalah sebuah pengetahuan perusahaan yang kompeten, jadi ketika ada masalah yang serupa, tidak perlu dijawab lagi, karena telah ada di FAQ. Kasus diatas adalah contoh yang mudah, dan itu adalah individual. Apakah bisa pembaca bayangkan apabila sebuah perusahaan menerapkan cara ini untuk semua staffnya ? perusahaan akan mengirit banyak uang seminar dan pelatihan, staff pizza hut akan mengetahui jalan potong tercepat untuk mengantarkan pizzanya, konsultan tidak akan berkerenyit lagi jika ada masalah serupa, perusahaan web hosting bisa melakukan market research untuk meningkatkan mutu dengan mencatat setiap keluhan dan masukan dari klien. Dan masih banyak keuntungan lain yang bisa didapatkan dari KM Dalam sebuah program KM , yang menjadi pointnya adalah sistem pencarian yang akurat. Apakah pembaca pernah mencoba www.google.com ? jadi ketika kita ingin mencari tentang suatu solusi dari masalah tertentu, tinggal kita klik and search, atau ingin mengetahui jalan potong tercepat? Gampang tinggal klik and search. Atau mau tahu tentang jadwal penerbangan terbaru ? software agent akan mengirimkan ke email kita. Ada beberapa software yang telah mendukung KM, • Lotus Notes • Phpgroupware • Phprojekt • MS Project Bisa pula dibangun dengan bahasa program tertentu kemudian digabung dengan database yang handal yang mampu menangani pencarian kompleks, kemudian dipadu lagi dengan program-program yang mempunyai kepintaran buatan, terakhir di polish dengan interface yang memudahkan dan friendly bagi user maka akan jadi sebuah sistem KM yang baru. Jika perusahaan ingin menerapkan sistem KM, yang harus dipikirkan adalah infrastruktur (hardware dan software) yang ada, biaya yang dikeluarkan, sistem reward yang digunakan jika ada karyawan yang men-submit ilmunya, atau bisa juga ada sistem punishment ? tapi tidak mungkin lah ada sistem punishment ini, karena para staff adalah orang-orang bijakasana bukan ? Berbagilah pengetahuan, sebab jika pengetahuan semakin diketahui oleh banyak orang, semakin kuatlah pengetahuan itu. Orang yang berpikiran rendah, hanya akan mendapatkan hasil yang rendah, sedangkan orang yang berpikiran tinggi akan juga mendapatkan hasil yang maksimal.