Contoh Kasus KM

Ada seorang manajer IT yang tugas nya luar biasa banyak, ia harus menghadiri rapat diluar kantor dengan klien, memimpin IT project, dan seorang kepala rumah tangga yang baik. Tidak lama ia sadari kalau ia telah kewalahan dengan tugas-tugasnya yang luar biasa banyak, memang tidak berat, tapi jadwal yang ketat membuatnya susah bahkan untuk sebuah makan siang sekalipun. Jadi ia mulai mempelajari KM, kemudian ia terapkan dalam profesinya. Jadi beginilah solusinya, ketika ia menghadiri rapat dan seminar, ia diberi kartu nama oleh kliennya. Kartu nama itu masing-masing ia kumpulkan, ia beri tulisan A pada belakang kartu jika kartu nama itu bermanfaat bagi profesinya dan untuk kepentingan perusahaan. Ia beri tulisan B jika ia merasa kartu itu akan bermanfaat suatu saat nanti, mungkin bisa saja menjadi calon kliennya, atau bisa pula ia mengikuti seminar yang diselenggarakan dari kartu itu. Ia beri tulisan C jika kartu tidak ada hubungannya sama sekali baik dengan perusahaannya, kliennya, atau dirinya. Ketika perusahaan menuntut ia untuk mendapatkan supplier untuk klien nya yang saat ini, ia keluarkan kartu nama dari kategori B, untuk dihubungkan dengan kategori dari A yang saat ini adalah kliennya. Kemudian ia harus mencari distributor, ia keluarkan kembali kartu nama dari kategori A. Masalah untuk kantor telah selesai, kemudian sore harinya, anaknya akan merayakan ulang tahun, ia pun mengeluarkan kartu nama dari kategori C, yang berisi penyelenggara pesta, penjual souvenir, penjual bunga dan sebagainya. Iapun tinggal menelepon, dan pesta ultah anaknya pun berlangsung sukses. Ia selalu mencatat masalah yang muncul di setiap IT project yang dikerjakan staffnya dalam sebuah buku. Ia menyimpan email-email dari staffnya yang bertanya, dan memberikan solusi yang kadang di jawabnya sendiri , atau di jawab oleh staff lain. Kumpulan masalah dan solusi ini, ia jadikan seperti sebuah FAQ. Terciptalah sebuah pengetahuan perusahaan yang kompeten, jadi ketika ada masalah yang serupa, tidak perlu dijawab lagi, karena telah ada di FAQ. Kasus diatas adalah contoh yang mudah, dan itu adalah individual. Apakah bisa pembaca bayangkan apabila sebuah perusahaan menerapkan cara ini untuk semua staffnya ? perusahaan akan mengirit banyak uang seminar dan pelatihan, staff pizza hut akan mengetahui jalan potong tercepat untuk mengantarkan pizzanya, konsultan tidak akan berkerenyit lagi jika ada masalah serupa, perusahaan web hosting bisa melakukan market research untuk meningkatkan mutu dengan mencatat setiap keluhan dan masukan dari klien. Dan masih banyak keuntungan lain yang bisa didapatkan dari KM Dalam sebuah program KM , yang menjadi pointnya adalah sistem pencarian yang akurat. Apakah pembaca pernah mencoba www.google.com ? jadi ketika kita ingin mencari tentang suatu solusi dari masalah tertentu, tinggal kita klik and search, atau ingin mengetahui jalan potong tercepat? Gampang tinggal klik and search. Atau mau tahu tentang jadwal penerbangan terbaru ? software agent akan mengirimkan ke email kita. Ada beberapa software yang telah mendukung KM, • Lotus Notes • Phpgroupware • Phprojekt • MS Project Bisa pula dibangun dengan bahasa program tertentu kemudian digabung dengan database yang handal yang mampu menangani pencarian kompleks, kemudian dipadu lagi dengan program-program yang mempunyai kepintaran buatan, terakhir di polish dengan interface yang memudahkan dan friendly bagi user maka akan jadi sebuah sistem KM yang baru. Jika perusahaan ingin menerapkan sistem KM, yang harus dipikirkan adalah infrastruktur (hardware dan software) yang ada, biaya yang dikeluarkan, sistem reward yang digunakan jika ada karyawan yang men-submit ilmunya, atau bisa juga ada sistem punishment ? tapi tidak mungkin lah ada sistem punishment ini, karena para staff adalah orang-orang bijakasana bukan ? Berbagilah pengetahuan, sebab jika pengetahuan semakin diketahui oleh banyak orang, semakin kuatlah pengetahuan itu. Orang yang berpikiran rendah, hanya akan mendapatkan hasil yang rendah, sedangkan orang yang berpikiran tinggi akan juga mendapatkan hasil yang maksimal.

Apakah anda membutuhkan KM???????

Apakah anda membutuhkan KM?
Beberapa pertanyaan di bawah ini dapat membantu anda, apakah anda membutuhkan
KM.

• Apakah asset perusahaan anda terbengkalai ?
Sebuah informasi akan sangat susah didapatkan apalagi ketika sangat
diperlukan. Kenapa bisa demikian? Semakin keras berusaha, justru semakin
susah. Sebenarnya yang salah adalah caranya. Contoh: Jika ada klien property
mengeluh kenapa cat rumahnya gampang pudar, atau cepat sekali rontok ? anda
pasti akan kebingungan menjawabnya, karena menurut anda, saat pengecatan
sudah menggunakan cat terbaik. Tetapi anda lupa satu hal, anda bukanlah orang
yang melakukan pekerjaan mengecat tersebut. Jika anda mempunyai suatu
database, anda bisa menyimpan setiap informasi properti yang menggunakan cat
merk tertentu akan mudah rontok atau pudar yang jika dicat ke tembok yang
kualitas jelek, tapi cat itu akan bagus ketika dicat ke tembok yang kualitasnya
bagus.Jika anda tidak pernah melakukan hal seperti yang di atas, berarti anda
membuang asset berharga milik anda, yaitu pengetahuan tentang cat.
Jika pun anda pernah menyimpan suatu informasi, apakah informasi tersebut
bisa membantu anda memutuskan suatu pilihan, meningkatkan kualitas, dan
mempercepat produksi? Anda harus bisa menjawabnya

• Apakah pengetahuan di tempat anda tergantung dengan seseorang ?
Jika di perusahaan anda pimpin, ada seorang yang luar biasa pintarnya, ia adalah
asset berharga milik anda, selama ia ada, anda tidak akan takut masalah apapun.
Sebab anda memiliki seseorang yang sangat ahli dan kompeten dibidangnya.
Tapi apakah anda menyadari, apabila sang ahli misalnya mengundurkan diri,
atau sedang sakit, atau bahkan meninggal dunia, apa yang harus anda lakukan ?
mencari orang baru, memang bisa tetapi terlalu banyak menghabiskan waktu dan
biaya untuk melatihnya kembali, apalagi belum tentu orang baru ini seahli teman
lama kita. Knowledge sharing akan melakukannya untuk anda, yang mana
membuat pengetahuan tacit menjadi explicit.

• Apakah perusahaan anda selalu melakukan reinvestasi dibidang pelatihan
?
Perusahaan anda, ketika menerima karyawan baru, akan melakukan pelatihan
atau training untuk pengenalan produk misalnya. Terus anda harus melatihnya
kembali untuk menggunakan alat produksi, alat komunikasi dan sebagainya.
Melakukan pelatihan membutuhkan biaya yang cukup besar, sehingga kadang
dibutuhkan reinvestasi oleh perusahaan. Kenapa tidak anda melakukan suatu
perubahan misalnya, karyawan-karyawan yang telah dan pernah ditraining,
menulis seperti suatu jurnal kepada perusahaan, dan perusahaan menginputnya
kedalam database. Jadi ketika ada karyawan baru yang hendak ditraining, dia
bisa membaca jurnal tersebut, dan mengetahui siapa saja orang yang kompeten
dari kualitas jurnalnya.
Jika anda menjawab ya atas semua pertanyaan diatas, anda dianjurkan menggunakan
KM di perusahaan anda. Jika tidak, anda pasti akan mengeluarkan banyak biaya dan
waktu, memperlambat produksi, menurunkan kualitas.

Penerapan KM di TNI AD

Penerapan KM di TNI AD Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan tuntutan tugas pokok maka penerapan KM di lingkungan TNI AD merupakan suatu keharusan. Penerapan KM ini dapat diawali dari Lembaga Pendidikan (lemdik) TNI AD sebagai "gudang ilmu". Lemdik merupakan garda depan dalam mencetak sumber daya manusia TNI AD. Dari sinilah seluruh personel TNI AD yang mengawaki organisasi dibentuk. Penerapan KM di TNI AD saat ini masih dalam embrio dengan dimulainya sosialisasi dan komputerisasi bahan ajaran di semua Lemdik TNI AD. Diharapkan dengan dibuatnya bahan ajaran menggunakan teknologi informasi maka ketersediaan pengetahuan eksplisit menjadi tidak bermasalah karena tersedia dalam bentuk yang mudah diakses secara cepat dengan bantuan komputer. Dengan adanya akses yang cepat ini maka proses belajar akan menjadi lebih cepat dan efektif. Di samping itu diharapkan akan tumbuh budaya menulis di kalangan guru militer untuk selalu menuangkan ide dan hasil pengembangan ilmunya di dalam suatu tulisan yang dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan. Karena masih dalam tahap embrio dan baru akan dikembangkan maka perlu mempertimbangkan beberapa hal / langkah untuk implementasinya agar dapat berhasil dengan baik. Langkah-langkah tersebut meliputi : a. Identifikasi pengetahuan yang ada (baik tacit maupun eksplisit) sehingga dapat diketahui peta pengetahuan dalam organisasi dan proses-proses atau kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan. b. Identifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat infrastruktur apa yang telah ada, misalnya koleksi hanjar, perpustakaan, intranet, media komunikasi internal, email, forum diskusi, digital library dan lain-lain. Setelah diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada dan infrastrukturnya maka kita dapat memulai untuk membangun KM. Apabila KM akan diimplementasikan maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Penerapan teknologi.Pada tahap awal perlu menggunakan teknologi yang tepat, sederhana yang telah ada dan baru kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut. Sebagai misal untuk komputerisasi bahan ajaran dapat menggunakan teknologi sederhana yang biayanya relatif murah seperti menggunakan bentuk portable document format (PDF). Kebetulan software ini (Adobe Acrobat Reader) merupakan software yang dapat di download dengan gratis. Sementara front end nya menggunakan bentuk html yang dapat ditampilkan melalui internet explorer sebagai bagian dari Windows 98 ataupun Windows ME yang dibeli bersamaan dengan komputer baru (preloaded). Dengan demikian maka hal-hal yang berkaitan dengan masalah hak kekayaan intelektual (HAKI) tidak menjadi masalah pada saat awal penerapan KM ini. Setelah KM ini dapat berjalan dan diterima oleh pengguna maka baru kemudian dikembangkan menggunakan teknologi yang lebih baik dan memerlukan biaya yang relatif mahal tetapi sangat menolong bagi perkembangan organisasi. b. Perubahan Budaya. Dapat dilakukan dengan membuat kebijakan dan anjuran. Ini merupakan hal yang penting karena budaya di TNI AD masih sangat bersifat paternalistik. Sehingga peran pimpinan akan sangat menonjol di dalam pemasyarakatan KM ini. Ini merupakan langkah yang menentukan karena keberhasilan KM merupakan penentu maju mundurnya organisasi. c. Pembangunan fasilitas untuk berbagi pengetahuan (knowledge exchange). Perlunya dibentuk suatu tempat untuk memungkinkan tumbuh suburnya diskusi. Hal ini merupakan sarana bagaimana pengetahuan itu dapat dibagikan. Fasilitas tersebut sangat penting sebagai tempat dari aktifitas-aktifitas yang penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi yang meliputi knowledge exchange, knowledge capture, knowledge reuse, dan knowledge internalization. Hal ini juga penting karena dapat digunakan sebagai sarana untuk menangkap pengetahuan yang sifatnya tacit. d. Sosialisasi KM untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh personel. Hal ini merupakan suatu kunci keberhasilan dalam penerapan KM karena apabila KM ini dikenal oleh seluruh personel maka proses untuk menangkap pengetahuan ini akan dapat dilaksanakan dengan lebih baik. e. Evaluasi keberhasilan penerapan KM. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan pengukuran kinerja dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah dilaksanakannya KM.Sejauh Mana Keberhasilan Penerapan Konsep KM di TNI AD?Dari hasil pengenalan kepada semua Danpusdik dan pejabat terkait dengan bidang pendidikan di Mabesad pada rapat koordinasi tanggal 12 Agustus 2003, tampaknya konsep ini akan dapat dilaksanakan. Hal ini karena pada dasarnya setiap lemdik sudah mempunyai bahan ajaran dalam bentuk soft copy, sehingga yang perlu dilakukan adalah menyusun pengetahuan / bahan ajaran tersebut secara lebih sistematis dalam bentuk yang mudah diakses. Selama ini sudah tersedia bahan-bahan tersebut namun untuk dapat membukanya diperlukan keahlian menggunakan komputer (baik itu software pengolah kata, spreadsheet ataupun yang lain). Hal inilah yang menjadikan kendala bagi lemdik. Dengan demikian pada tahap awal yang perlu dilakukan adalah bagaimana membuat pengetahuan tersebut dapat diakses oleh para siswanya tanpa memerlukan pengetahuan komputer (computer literacy). Hal ini dapat dilakukan dengan membuat program kecil yang mampu mengoperasikan secara otomatis (autorun) compact disk (CD) yang dimasukkan ke dalam CD ROM drive komputer. Dengan adanya program kecil ini maka diharapkan para siswa akan mampu mengakses informasi dengan cepat melalui daftar informasi / menu yang ditampilkan oleh komputer dengan syarat yang penting mampu menggunakan mouse komputer. Untuk menjamin keberhasilannya maka diperlukan suatu upaya untuk mewujudkan dengan melakukan evaluasi dengan disertai asistensi untuk merealisasikan pelaksanaan konsep KM ini. Untuk tahap pertama perlu dilaksanakan pilot proyek di salah satu lemdik. Perlu diyakinkan bahwa penerapan KM ini bisa berhasil sampai dengan implementasi dengan asistensi teknis sampai dengan selesai. Dalam konteks ini penulis optimis akan dapat dilakukan karena pada prinsipnya semua lemdik sudah mempunyai bahan ajaran dan tenaga operator komputer yang mampu mengerjakan tugas untuk menghimpun bahan ajaran dan dirangkaikan menjadi satu kesatuan. Diharapkan apabila konsep ini dapat diterapkan dengan baik maka setiap siswa akan dapat memperoleh pengetahuan yang selama ini dalam bentuk buku menjadi dalam bentuk CD yang praktis dan mudah diakses. Dengan demikian dalam jangka panjang pengetahuan akan dapat diakses oleh semua siswa dengan lebih baik, dan pihak lemdik dapat mempersingkat waktu pendidikan. Implikasi dari konsep ini adalah lemdik akan dapat menjadi tempat yang lebih baik untuk menumbuhkan semangat kebangsaan karena waktu yang tersedia tidak dihabiskan semuanya untuk memberikan pelajaran yang semuanya sudah dihimpun dalam satu CD, tetapi dapat digunakan untuk memberikan pembekalan materi yang lain dalam rangka pembentukan mental yang lebih baik. Semoga konsep ini dapat dilaksanakan dalam waktu yang tidak lama lagi.